Zapytanie ofertowe. Wynajem hali magazynowej o powierzchni minimalnej 180 m kw. z przeznaczeniem na przechowywanie i obsługę dokumentacji, zlokalizowanej na terenie miasta Zielona Góra

  • Drukuj zawartość bieżącej strony
  • Zapisz tekst bieżącej strony do PDF

6 grudnia 2022

Aktualizacja 13 grudnia 2022 / DAK.221.3.2022 - informacja

DAK.221.3.2022

Zapytanie ofertowe

Zamawiający:
Archiwum Państwowe w Zielonej Górze 65-762 Zielona Góra, Aleja Wojska Polskiego 67a, tel. 68 329 98 01; email: sekretariat@archiwum.zgora.pl. zaprasza do złożenia oferty na zadanie pod nazwą:
Wynajem hali magazynowej o powierzchni minimalnej 180 m kw. z przeznaczeniem na przechowywanie i obsługę dokumentacji, zlokalizowanej na terenie miasta Zielona Góra

1. Opis przedmiotu zamówienia:
Przedmiotem zamówienia jest najem hali magazynowej o powierzchni minimalnej 180 m kw., umożliwiającej składowanie 120 sztuk europalet o wymiarach 800 x 1200 mm wraz z załadunkiem do wysokości 1,5 m, z zachowaniem niezbędnej powierzchni komunikacyjnej. Hala może posiadać dodatkowe stałe wyposażenie umożliwiające składowanie na wysokości. Hala magazynowa musi spełniać wymagania dla pomieszczeń przeznaczonych do przechowywania dokumentacji niearchiwalnej, mianowicie:

- budynek hali magazynowej usytuowany jest na gruncie suchym, niegrożącym osunięciem, położony powyżej poziomu zalewowego pobliskich rzek lub innych zbiorników wodnych oraz posiada dogodny dojazd dla pojazdów służb porządkowych i ratowniczych;
- pomieszczenia do przechowywania dokumentacji nie są zawilgocone oraz są wyposażone w ognioodporne drzwi i pożarową instalację sygnalizacyjno-alarmową, oraz zabezpieczenie przed włamaniem;
- pomieszczenia przeznaczone do przechowywania dokumentacji są wyposażone w źródła światła sztucznego o odpowiednich parametrach, tj. zastosowane są świetlówki o obniżonej emisji promieniowania UV (maksymalne natężenie światła nie może przekroczyć 200 luksów);
- w pomieszczeniu wyeliminowane jest światło słoneczne, poprzez zastosowanie, np. żaluzji, folii chroniących przed promieniowaniem UV;
- w pomieszczeniu zapewnione są warunki wilgotności i temperatury, gdzie wilgotność względna zachowana jest na poziomie 45-60%, temperatura na poziomie 14-20 st. C.

Magazyn przeznaczony do przechowywania i obsługi akt wraz z infrastrukturą winien składać się z:
1) sanitariatu (wc z umywalką)
2) odcinka sieci dosyłowej energii cieplnej niezbędnej do ogrzania przedmiotowych pomieszczeń;
3) odcinka sieci dostarczającej do WC zimną i ciepłą wodę;
4) wymaganego podręcznego sprzętu gaśniczego lub instalacji ppoż;
5) części instalacji elektrycznej 220 V wraz z wymaganą przepisami prawa ilością punktów świetlnych, wyłączników i gniazdek, zapewniających prawidłowe oświetlenie;
6) niezależnej instalacji antywłamaniowej wraz z kontrolą dostępu;
7) części powierzchni placu manewrowego położonego przed wejściem do magazynu umożliwiający transport dokumentów z wyborów przez samochód ciężarowy;
8) parkingu dla 1 samochodu osobowego.

Wynajmujący zapewni Najemcy:
1) użytkowanie hali magazynowej o powierzchni 180 m kw.
2) użytkowanie sanitariatów (wc z umywalką);
3) ogrzanie hali magazynowej wraz z pomieszczeniami oraz utrzymania temperatury w granicach 14-20°C i warunków wilgotności nie wyższych niż 60 % wilgotności względnej;
4) dostawę zimnej i ciepłej wody oraz odprowadzenie ścieków;
5) konserwacje i utrzymanie w stanie sprawnym wszystkich instalacji i wyposażenia technicznego;
6) dostawy energii elektrycznej 220 V do punktów świetlnych oraz gniazda 220 V w celu zasilania laptopa;
7) konserwację i utrzymanie sprawnej instalacji antywłamaniowa z kontrolą dostępu;
8) sprzątanie i utrzymanie porządku na parkingu oraz na drogach dojazdowych, zabezpieczenie pasów ruchu (posypywanie dróg piaskiem w celu eliminacji śliskiego podłoża zimą, usuwanie śniegu), wywóz śmieci.
9) Wynajmujący wyraża zgodę na ewentualną instalację przez Najemcę dodatkowych urządzeń i rozwiązań technologicznych, zapewniających komunikację teleinformatyczną oraz instalację antywłamaniową z kontrolą dostępu.

2. Tryb udzielenia zamówienia
1) Zapytanie ofertowe – do niniejszego postępowania nie mają zastosowania przepisy ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych.
2) Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i przedłożeniem swojej oferty.
3) Zamawiający nie dopuszcza możliwości złożenia ofert częściowych.
4) Zamawiający nie przewiduje możliwości udzielania zaliczek na poczet wykonania zamówienia.
5) Postępowanie może być prowadzone w celu rozeznania rynku i oszacowania przez zamawiającego wartości zamówienia bez rozstrzygnięcia.
6) Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia postępowania na realizację tego zamówienia, bez podania przyczyny.

3. Wymagany termin realizacji przedmiotu zamówienia:
Realizacja umowy nastąpi w terminie uzgodnionym z Zamawiającym i będzie obowiązywała najwcześniej od marca 2023 r., przewidywany okres trwania umowy 48 miesięcy z możliwością jej przedłużenia o kolejne 4 lata.

4. Przy wyborze oferty do realizacji Zamawiający będzie kierował się kryterium:
Cena 50%
Ocena infrastruktury w stosunku do wymagań, na podstawie wizji lokalnej 50%

5. Wykonawca składając ofertę zobowiązany jest złożyć następujące dokumenty opatrzone podpisem:
1) Formularz ofertowy wg załączonego wzoru – załącznik nr 1 do oferty.
2) Dokument potwierdzający prawo do reprezentacji - Pełnomocnictwo do reprezentowania Wykonawcy jeżeli ofertę składa pełnomocnik.

6. Opis sposobu obliczenia ceny w ofercie:
1) Oferta powinna zawierać wszystkie koszty brutto, które będą wiązały się z realizacją przedmiotowego zamówienia.
2) Cena brutto oferty powinna uwzględniać wszystkie okoliczności, które mogą mieć wpływ na sposób realizacji zamówienia.
3) Cena ofertowa powinna zawierać wszystkie koszty niezbędne do terminowego i prawidłowego zrealizowania zadania, zysk wykonawcy oraz wszystkie wymagane przepisami podatki i opłaty, a w szczególności podatek VAT.
4) Cena określona przez wykonawcę powinna uwzględniać upusty, jakie wykonawca oferuje.
5) W formularzu ofertowym należy podać, cenę jednostkową netto, stawkę podatku VAT oraz cenę brutto, którą wykonawca oferuje.
6) Prawidłowe ustalenie podatku VAT należy do obowiązku Wykonawcy.
7) Ceny jednostkowe zawarte w Formularzu oferty nie powinny być cenami wyższymi od cen określonych w aktualnie obowiązującym cenniku sprzedawcy.
8) Jeżeli Wykonawca złoży ofertę, której wybór prowadziłby do powstania obowiązku podatkowego Zamawiającego zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług w zakresie dotyczącym wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, zamawiający w celu oceny takiej oferty dolicza do przedstawionej w niej ceny podatek od towarów i usług, który miałby obowiązek wpłacić zgodnie z obowiązującymi przepisami.
9) Cena podana przez wykonawcę za świadczoną usługę, jest obowiązująca przez okres ważności umowy i nie będzie podlegała waloryzacji w okresie jej trwania.
10) Do porównania ofert brana będzie pod uwagę cena brutto w PLN za całość zamówienia.
11) Zamawiający poprawi w tekście oferty oczywiste omyłki pisarskie oraz omyłki rachunkowe w obliczaniu ceny.

7. Miejsce i termin złożenia oferty:
1) Ofertę należy złożyć do dnia 12.12.2022 r. do godz. 9:00
2) Dopuszcza się złożenie oferty:
a) w formie pisemnej na adres: Archiwum Państwowe w Zielonej Górze, 65-762 Zielona Góra, Aleja Wojska Polskiego 67a (decyduje data i godzina wpływu do urzędu),
b) w formie elektronicznej, tj. za pośrednictwem poczty elektronicznej (wersja pdf/skan) na adres email: sekretariat@archiwum.zgora.pl, bądź za pośrednictwem EPUAP:
/7r62b9uvkt/SkrytkaESP (decyduje data i godzina wpływu do urzędu).

8. Opis sposobu przygotowania oferty:
1) Ofertę w formie pisemnej należy złożyć w nieprzejrzystej i zamkniętej kopercie. Ofertę w formie elektronicznej należy złożyć w formie skanu.
2) Oferta cenowa winna być sporządzona wyłącznie w języku polskim i musi obejmować całość zamówienia. Formularz ofertowy należy wypełnić czytelną i trwałą techniką w formie pisemnej.
3) Oferta może być złożona na druku innym niż ten, który stanowi załącznik nr 1 do niniejszego zapytania, pod warunkiem, iż zawiera wszystkie elementy zawarte w załączonym wzorze oferty.
4) Oferta musi być podpisana przez osobę lub osoby upoważnione do Reprezentowania wykonawcy zgodnie z reprezentacją wynikająca z właściwego rejestru bądź na podstawie pełnomocnictwa.
5) Podpisy na ofercie, oświadczeniach i dokumentach powinny być czytelne albo opatrzone imienną pieczątką.
6) Wszelkie poprawki lub zmiany w tekście oferty muszą być parafowane i datowane własnoręcznie przez osoby określone w pkt 8 ppkt 4. Brak parafy powoduje uznanie poprawki za nieistniejącą.
7) Wykonawca ma prawo przed upływem terminu składania ofert wycofać się z postępowania poprzez złożenie pisemnego powiadomienia.
8) Wykonawca może zastrzec, które jego dokumenty nie będą ujawniane, ponieważ stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu ustawy z dnia 16.04.1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (Dz.U. z 2020 r. poz. 1913, z 2021 r. poz. 1655. ze zm.).
9) Każdy z wykonawców może złożyć tylko jedną ofertę i zaproponować tylko jedną cenę, której nie może zmienić.

9. Miejsce i termin rozpatrzenia ofert:
1) Rozpatrzenie złożonych ofert nastąpi w dniu 12.12.2022 r. o godz. 12.00 w siedzibie Zamawiającego.
2) Niezwłocznie w przypadku wyboru najkorzystniejszej oferty Zamawiający poda do wiadomości publicznej informację o wyborze wykonawcy za pośrednictwem umieszczenia informacji na stronie www.archiwum.zgora.pl

10. Osobami uprawnionymi do kontaktów z wykonawcami i udzielania wyjaśnień dotyczących postępowania są:
p. Marcin Topczak, nr tel. 68 329 98 01, e-mail: m.topczak@archiwum.zgora.pl

11. Warunki udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków:
1) Przedkładając swoją ofertę Wykonawca akceptuje w całości i bez zastrzeżeń warunki opisane w niniejszym zapytaniu ofertowym oraz w pełni akceptuje zakres i przedmiot zamówienia, co potwierdza podpisem na dokumentach o których mowa w pkt 5.
2) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają ponadto warunki określone we wzorze oferty, stanowiącej załącznik nr 1 do zapytania.
3) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy spełniają warunki określone we wzorze oferty, stanowiącej zał. nr 1 do zapytania, w tym m.in.:
a) posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania,
b) posiadają wiedzę i doświadczenie do wykonania zamówienia,
c) dysponują odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia,
d) znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia
e) przestrzegają regulacji dotyczących zarówno minimalnego wynagrodzenia za pracę pracowników, jak i minimalnej stawki godzinowej dla określonych umów cywilnoprawnych.
4) Wykonawca podpisując ofertę jednocześnie oświadcza spełnienie wszystkich warunków udziału w postępowaniu.
5) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy nie podlegają wykluczeniu z postępowania na podstawie art. 108 ust. 1 i art. 109 ust. 1 pkt 4, 5, 7 PZP oraz nie są umieszczeni na listach i nie podlegają wykluczeniu z niniejszego postępowania o udzielenie zamówienia, na podstawie obowiązujących przepisów określonych w art. 7 ust. 1 Ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz.U. z 2022 r. poz. 835).

12. Aspekty społeczne zamówienia
W przypadku konieczności zatrudnienia przez Wykonawcę dodatkowych osób do wykonywania czynności w zakresie realizacji przedmiotu niniejszego zamówienia Zamawiający wymaga od Wykonawcy, aby zatrudnieniem były objęte w szczególności osoby
bezrobotne, młodociane w celu przygotowania zawodowego, osoby niepełnosprawne lub inne osoby wskazane w przepisach o zatrudnieniu socjalnym, z zachowaniem minimalnego wynagrodzenia za pracę pracowników, jak i minimalnej stawki godzinowej dla określonych umów cywilnoprawnych.

13. Pouczenie o środkach ochrony prawnej przysługujących wykonawcy w toku postępowania
1) W sprawach nieuregulowanych w treści zapytania zastosowanie mają przepisy wyłącznie Kodeksu cywilnego.
2) Do prowadzonego postępowania nie przysługują wykonawcom środki ochrony prawnej określone w przepisach ustawy Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2021 r. poz. 1129, 1598, z późn. zm.).

Rozwiń Metryka

Podmiot udostępniający informację:
Data utworzenia:2022-12-06
Data publikacji:2022-12-06
Osoba sporządzająca dokument:
Osoba wprowadzająca dokument:Marcin Wiśniewski
Liczba odwiedzin:407