Zielona Góra, 18.08.2025 r.
Znak sprawy: DAG.222.23.2025
aktualizacja 22.08.2025r – DAG.222.23.2025 Załącznik uzupełnienie wykazu
aktualizacja 17.09.2025r – DAG.222.23.2025 informacja o unieważnieniu
Zapytanie ofertowe
Zamawiający:
Archiwum Państwowe w Zielonej Górze
65-762 Zielona Góra, Aleja Wojska Polskiego 67a,
tel. 68 329 98 01; email: sekretariat@archiwum.zgora.pl.
zaprasza do złożenia oferty na zadanie pod nazwą:
Przebudowa oświetlenia wewnątrz i na zewnątrz budynku Archiwum Państwowego w Zielonej
Górze
1. Opis przedmiotu zamówienia:
Przedmiotem zapytania jest przebudowa oświetlenia wewnątrz i na zewnątrz budynku Archiwum
Państwowego w Zielonej Górze, poprzez demontaż i utylizację istniejących opraw świetlnych,
wykonanie niezbędnych prac instalacyjnych oraz montaż nowych opraw oświetleniowych
w technologii LED zgodnych z obowiązującymi przepisami prawa i aktami normatywnymi,
wyposażonych we wskazanych przez Zamawiającego obszarach w czujniki ruchu (magazyny, śluzy
magazynowe i toalety).
Wykaz ilościowy rodzajów opraw świetlnych wraz z lokalizacją ich instalacji obecnie w budynku
archiwum został zawarty w załączniku nr 1 do zapytania ofertowego.
Zakres realizacji zamówienia:
- Demontaż istniejących opraw świetlnych i ich utylizacja zgodnie z obowiązującymi przepisami
prawa. Wykonawca przedłoży Zamawiającemu dokument potwierdzający zgodną z prawem
utylizację zdemontowanych opraw świetlnych w terminie do 7 dni od daty zakończenia
realizacji zadania. - W trakcie realizacji zamówienia, Wykonawca na bieżąco będzie usuwał z budynku Zamawiającego zdemontowane oprawy świetlne. Zamawiający dopuszcza umieszczenie przez Wykonawcę kontenera umożliwiającego bezpieczne i na odpowiedzialność Wykonawcy składowanie zdemontowanych opraw świetlnych w wyznaczonym przez Zamawiającego miejscu na zewnątrz budynku.
- Wykonanie prac demontażowych zgodnie z ustalonym przez strony harmonogramem, w sposób niezakłócający normalnej pracy urzędu, przy czym w pomieszczeniach pracy, ciągach komunikacyjnych i toaletach oraz na terenie zewnętrznym, czas pozostawienia bez oświetlenia nie przekroczy 24 godzin.
- Wykonanie niezbędnych i koniecznych do prawidłowej instalacji i funkcjonowania oświetlenia, prac na istniejącej instalacji, w tym przygotowania podłoża i mocowań, podłączeń, przebudowy, wymiany przewodów, puszek, zasilania, włączników, itp.
- Montaż nowych opraw oświetleniowych w technologii LED zgodnych z obowiązującymi
przepisami prawa i aktami normatywnymi (m.in. dyrektywą ROHS 2011/65/UE,
rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie ogólnych przepisów
bezpieczeństwa i higieny pracy, PN-EN 12464-1:2022-01, itd.) z uwzględnieniem parametrów
i wymagań stawianych poszczególnym rodzajom oświetlenia i pomieszczeniom pracy,
higieniczno-sanitarnym, socjalnym, ciągom komunikacyjnym oraz obszarom monitorowania
terenu zewnętrznego. Nowe oprawy oświetleniowe muszą zapewnić efektywne i zgodne z
obowiązującymi przepisami prawa, oświetlenie dostosowane do rodzaju i parametrów danego
obszaru oświetleniowego. - Montaż nowych opraw oświetleniowych w technologii LED wraz z czujnikami ruchu zgodnymi
z obowiązującymi przepisami prawa i aktami normatywnymi (m.in. dyrektywą ROHS
2011/65/UE, rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie ogólnych
przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy, PN-EN 12464-1:2022-01, itd.) w części
magazynowej budynku, toaletach w części biurowej budynku oraz śluzach archiwalnych (z
pominięciem instalacji czujników w pomieszczeniach w części magazynowej: 102, 103, 104,
105, 108, 109, 110, 111, 112). Czujniki ruchu muszą zapewniać efektywne, automatyczne
włączanie i wyłączanie światła w zależności od obecności użytkowników w danym obszarze.
Czujniki muszą być tak zamontowane żeby światło załączało się zaraz po wejściu użytkownika
do danego pomieszczenia/obszaru, z uwzględnieniem ograniczeń infrastruktury pomieszczeń
(m.in. wysokość pomieszczenia, regały przesuwne, itp.) i utrzymywało się przez cały czas
obecności użytkownika bez względu na jego położenie w pomieszczeniu/obszarze. Czujniki
ruchu muszą zostać tak dobrane żeby zapewniać spójność oświetlenia między strefami dla
adaptacji wzroku, unikanie efektu stroboskopowego, olśnienia, zaprogramowanie
odpowiednich dla wymagań dla danych obszarów czasów grzania/stabilizacji oświetlenia i
unikania migotania przy włączaniu oświetlenia. - Wykonanie niezbędnych pomiarów elektrycznych, w tym badanie obwodów wewnętrznych i
pomiary pętli zwarcia oraz pomiar natężenia oświetlenia w poszczególnych pomieszczeniach i
obszarach po instalacji nowych opraw oświetleniowych za pomocą urządzenia posiadającego
aktualne świadectwo wzorcowania Głównego Urzędu Miar i przedstawienie raportu z
pomiarów. - Opracowanie dokumentacji powykonawczej w 2 egzemplarzach papierowych i wersji
elektronicznej zapisanej na nośniku cyfrowym CD, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa
i sztuką techniczno-budowlaną. - W przypadku montażu opraw oświetleniowych w sufitach podwieszanych mniejszych niż
obecnie zamontowane, Wykonawca zapewni kasetony uzupełniające zgodne z obecnie
zamontowanymi, zachowując jego estetykę wizualną. - W przypadku konieczności wykonywania prac na wysokości z użyciem podnośnika, koszty
związane z najmem i użytkowaniem podnośnika oraz odpowiedzialność pozostają po stronie
Wykonawcy, w szczególności zgodnie z obowiązującymi przepisami bhp, dotyczącymi pracy na
wysokości i przy użyciu sprawnego sprzętu i odpowiednich środków ochrony. - Wykonawca przy realizacji niezbędnych prac montażowych i instalacyjnych zobowiązany jest
do przywrócenia stanu pierwotnego ścian, sufitów i innych powierzchni i wyposażenia, w
których dokonano ingerencji.
Zamawiający umożliwia w terminie od 19.08.2025 do 27.08.2025 w dni robocze godzinach 10:00-14:00
przeprowadzenie przez oferenta wizji lokalnej w budynku. Termin wizji lokalnej musi zostać
uzgodniony z wyprzedzeniem z osobami wskazanymi do kontaktu w pkt 10. Wszelkie wyposażenie,
materiały, oprawy, narzędzia i pracę niezbędne do wykonania zamówienia zapewnia Wykonawca.
Szczegółowe informacje o sposobie i warunkach realizacji zamówienia, w tym warunkach gwarancji
zostały wskazane we wzorze umowy stanowiącej projektowane postanowienia umowne.
2. Tryb udzielenia zamówienia
1) Zapytanie ofertowe – do niniejszego postępowania nie mają zastosowania przepisy ustawy z dnia
11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych.
2) Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i przedłożeniem swojej oferty.
3) Zamawiający nie dopuszcza możliwości złożenia ofert częściowych.
4) Zamawiający nie przewiduje możliwości udzielania zaliczek na poczet wykonania zamówienia.
5) Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia postępowania na realizację tego zamówienia,
bez podania przyczyny.
W przypadku unieważnienia postępowania Wykonawcom nie przysługują żadne roszczenia.
7) Zamawiający dopuszcza możliwość prowadzenia z Oferentami negocjacji dotyczących treści
złożonych ofert. Jeśli w wyniku negocjacji złożona oferta nie będzie aktualna Oferent w określonym
w negocjacjach terminie złoży ofertę ostateczną (zmienioną).
8) Zamawiający wezwie w wyznaczonym terminie wykonawców, którzy nie złożyli wymaganych przez
zamawiającego oświadczeń lub dokumentów, o których mowa w zapytaniu ofertowym. Nie złożenie,
po wezwaniu, oświadczeń lub dokumentów będzie powodowało odrzucenie oferty.
3. Wymagany termin realizacji przedmiotu zamówienia:
Czas realizacji: wrzesień – listopad 2025 roku.
4. Przy wyborze oferty do realizacji Zamawiający będzie kierował się kryterium:
Cena – 80% (max. 0,8 pkt) – C
Doświadczenie w realizacji podobnego zamówienia – 20% (co najmniej 1-4 referencje = 0,1 pkt; 5
i więcej referencji = 0,2 pkt) – D
Zamawiający dokona wyboru oferty najkorzystniejszej na podstawie sumy kryterium ceny C i doświadczenia D:
C = Cmin / Cbad x 1 pkt x 80 %
gdzie:
Cmin – cena oferty z najniższą ceną (zł);
Cbad – cena oferty badanej (zł);
D = 0,1 lub 0,2*
Ocena oferty = C + D
5. Wykonawca składając ofertę zobowiązany jest złożyć następujące dokumenty opatrzone
podpisem:
1) Formularz ofertowy wg załączonego wzoru – załącznik nr 1 do zapytania.
2) Dokument potwierdzający prawo do reprezentacji – Pełnomocnictwo do reprezentowania Wykonawcy jeżeli ofertę składa pełnomocnik.
3) Zaparafowane załączniki nr 2 i 3 do zapytania – wzór umowy i zestawienie oświetlenia.
4) Zestawienie posiadanych referencji oraz ich kopię.
6. Opis sposobu obliczenia ceny w ofercie:
1) Oferta powinna obejmować wartość brutto całkowitego wynagrodzenia ryczałtowego za realizację
przedmiotu zamówienia.
2) Oferta powinna zawierać wszystkie koszty brutto, które będą wiązały się z realizacją
przedmiotowego zamówienia.
3) Cena brutto oferty powinna uwzględniać wszystkie okoliczności, które mogą mieć wpływ
na sposób realizacji zamówienia.
4) Cena ofertowa powinna zawierać wszystkie koszty niezbędne do terminowego
i prawidłowego zrealizowania zadania, zysk wykonawcy oraz wszystkie wymagane
przepisami podatki i opłaty, a w szczególności podatek VAT.
5) Cena określona przez wykonawcę powinna uwzględniać upusty, jakie wykonawca oferuje.
6) W formularzu ofertowym należy podać, cenę jednostkową netto, stawkę podatku VAT oraz cenę
brutto, którą wykonawca oferuje.
7) Prawidłowe ustalenie podatku VAT należy do obowiązku Wykonawcy.
8) Ceny jednostkowe zawarte w Formularzu oferty nie powinny być cenami wyższymi od cen
określonych w aktualnie obowiązującym cenniku Wykonawcy.
9) Jeżeli Wykonawca złoży ofertę, której wybór prowadziłby do powstania obowiązku podatkowego
Zamawiającego zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług w zakresie dotyczącym
wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, zamawiający w celu oceny takiej oferty dolicza do
przedstawionej w niej ceny podatek od towarów i usług, który miałby obowiązek wpłacić zgodnie
z obowiązującymi przepisami.
10) Cena podana przez wykonawcę za świadczoną usługę, jest obowiązująca przez okres
ważności umowy i nie będzie podlegała waloryzacji w okresie jej trwania.
11) Do porównania ofert brana będzie pod uwagę cena brutto w PLN za całość zamówienia.
12) Zamawiający poprawi w tekście oferty oczywiste omyłki pisarskie oraz omyłki rachunkowe
w obliczaniu ceny
7. Miejsce i termin złożenia oferty:
1) Ofertę należy złożyć do dnia 01.09.2025 r. do godz. 10:00
2) Dopuszcza się złożenie oferty:
a) w formie pisemnej na adres: Archiwum Państwowe w Zielonej Górze, 65-762 Zielona Góra, Aleja
Wojska Polskiego 67a (decyduje data i godzina wpływu do urzędu),
b) w formie elektronicznej, tj. za pośrednictwem poczty elektronicznej (wersja pdf/skan) na adres
email: sekretariat@archiwum.zgora.pl, za pośrednictwem e-Doręczeń: AE:PL-72416-40575-ETDFI-19,
bądź za pośrednictwem EPUAP: /7r62b9uvkt/SkrytkaESP (decyduje data i godzina wpływu do
urzędu).
8. Opis sposobu przygotowania oferty:
1) Ofertę w formie pisemnej należy złożyć w nieprzejrzystej i zamkniętej kopercie. Ofertę w formie
elektronicznej należy złożyć w formie skanu.
2) Oferta cenowa winna być sporządzona wyłącznie w języku polskim i musi obejmować całość
zamówienia. Formularz ofertowy należy wypełnić czytelną i trwałą techniką w formie pisemnej.
3) Oferta może być złożona na druku innym niż ten, który stanowi załącznik nr 1 do niniejszego
zapytania, pod warunkiem, iż zawiera wszystkie elementy zawarte w załączonym wzorze oferty.
4) Oferta musi być podpisana przez osobę lub osoby upoważnione do Reprezentowania
wykonawcy zgodnie z reprezentacją wynikająca z właściwego rejestru bądź na podstawie
pełnomocnictwa.
5) Podpisy na ofercie, oświadczeniach i dokumentach powinny być czytelne albo opatrzone imienną
pieczątką.
6) Wszelkie poprawki lub zmiany w tekście oferty muszą być parafowane i datowane własnoręcznie
przez osoby określone w pkt 8 ppkt 4. Brak parafy powoduje uznanie poprawki za nieistniejącą.
7) Wykonawca ma prawo przed upływem terminu składania ofert wycofać się z postępowania
poprzez złożenie pisemnego powiadomienia.
8) Wykonawca może zastrzec, które jego dokumenty nie będą ujawniane, ponieważ stanowią
tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu ustawy z dnia 16.04.1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej
konkurencji (Dz.U. z 2020 r. poz. 1913, z 2022 r. poz. 1233. ze zm.).
9) Każdy z wykonawców może złożyć tylko jedną ofertę i zaproponować tylko jedną cenę, której nie
może zmienić.
9. Miejsce i termin rozpatrzenia ofert:
1) Rozpatrzenie złożonych ofert nastąpi do dnia 03.09.2025 r. do godz. 12.00 w siedzibie
Zamawiającego.
2) Niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający poda do wiadomości publicznej
informację o wyborze wykonawcy za pośrednictwem umieszczenia informacji na stronie
www.archiwum.zgora.pl
10. Osobami uprawnionymi do kontaktów z wykonawcami i udzielania wyjaśnień dotyczących
postępowania są:
p. Marcin Topczak, nr tel. 68 329 98 01 wew. 210, e-mail: m.topczak@archiwum.zgora.pl
p. Piotr Lasota, nr tel. 68 329 98 01 wew. 226, e-mail: p.lasota@archiwum.zgora.pl
p. Marcin Wiśniewski, nr tel. 68 329 98 01 wew. 206, e-mail: m.wisniewski@archiwum.zgora.pl
11. Warunki udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych
warunków:
1) Przedkładając swoją ofertę Wykonawca akceptuje w całości i bez zastrzeżeń warunki opisane
w niniejszym zapytaniu ofertowym oraz w pełni akceptuje zakres i przedmiot zamówienia, co
potwierdza podpisem na dokumentach o których mowa w pkt 5.
2) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy spełniają warunki określone we
wzorze oferty, stanowiącej zał. nr 1 do zapytania, w tym m.in.:
a) posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa
nakładają obowiązek ich posiadania,
b) posiadają wiedzę i doświadczenie do wykonania zamówienia,
c) dysponują odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania
zamówienia,
d) znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia,
e) przestrzegają regulacji dotyczących zarówno minimalnego wynagrodzenia za pracę pracowników,
jak i minimalnej stawki godzinowej dla określonych umów cywilnoprawnych.
3) Wykonawca podpisując ofertę jednocześnie oświadcza spełnienie wszystkich warunków udziału
w postępowaniu.
4) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy nie podlegają wykluczeniu
z postępowania na podstawie art. 108 ust. 1 i art. 109 ust. 1 pkt 4, 5, 7 PZP oraz nie są umieszczeni na
listach i nie podlegają wykluczeniu z niniejszego postępowania o udzielenie zamówienia, na
podstawie obowiązujących przepisów określonych w art. 7 ust. 1 Ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r.
o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz
służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz.U. z 2024 r. poz. 507, z późn. zm).
12. Aspekty społeczne zamówienia
W przypadku konieczności zatrudnienia przez Wykonawcę dodatkowych osób do wykonywania
czynności w zakresie realizacji przedmiotu niniejszego zamówienia Zamawiający wymaga od
Wykonawcy, aby zatrudnieniem były objęte w szczególności osoby bezrobotne, młodociane w celu
przygotowania zawodowego, osoby niepełnosprawne lub inne osoby wskazane w przepisach
o zatrudnieniu socjalnym, z zachowaniem minimalnego wynagrodzenia za pracę pracowników, jak
i minimalnej stawki godzinowej dla określonych umów cywilnoprawnych.
13. Pouczenie o środkach ochrony prawnej przysługujących wykonawcy w toku
postępowania
1) W sprawach nieuregulowanych w treści zapytania zastosowanie mają przepisy wyłącznie Kodeksu
cywilnego.
2) Do prowadzonego postępowania nie przysługują wykonawcom środki ochrony prawnej określone
w przepisach ustawy Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2023 r. poz. 1605, 1720, z późn. zm.).