Archiwum Państwowe w Zielonej Górze - Aktualności

W 60. rocznicę Wydarzeń Zielonogórskich (30 maja 2020 r.) odsłonięto pomnik księdza Kazimierza Michalskiego, społecznika, „pioniera” i pierwszego powojennego proboszcza w Zielonej Górze.

Szanowni Państwo.

Uprzejmie informujemy, że od dnia 19 maja 2020 r. Archiwum Państwowe w Zielonej Górze będzie ponowne udostępniać materiały archiwalne w czytelni. W związku z ograniczeniami związanymi z bezpieczeństwem epidemiologicznym korzystających i pracowników z czytelni będzie mogło korzystać jednocześnie nie więcej niż 3 użytkowników.

Czytelnia będzie czynna w dni robocze od godz. 8:00 do godz. 15:00.  Data i czas odwiedzin powinien być uzgodniony z obsługą czytelni na co najmniej dzień wcześniej.

Odwiedziny w czytelni są możliwe jedynie po wcześniejszym zarezerwowaniu stolika i wskazania sygnatur materiałów archiwalnych drogą:
- e–mail: sekretariat@archiwum.zgora.pl
- telefonicznie pod nr: 68 329 98 01 lub 68 329 98 02
- przesłanie pisma na skrytkę ePUAP: /7r62b9uvkt/SkrytkaESP

Obowiązuje limit udostępnianych jednostek do 5 w ciągu dnia dla jednej osoby. Zwracane przez użytkowników akta będą poddawane kwarantannie, polegającej na odłożeniu na okres 5 dni do specjalnie wydzielonej i zamykanej szafy. Użytkownicy nie będą mieli dostępu do innych pomieszczeń Archiwum za wyjątkiem sanitariatu oraz holu. Zastosowane będą działania profilaktyczne przedstawiane i aktualizowane przez Główny Inspektorat Sanitarny i Ministerstwo Zdrowia takie jak maseczki, jednorazowe rękawiczki, przyłbice, bezpieczna odległość, dezynfekcja każdego stanowiska pracy po wyjściu użytkowników, przerwy na wietrzenie i dezynfekcję całego pomieszczenia.

Prosimy o wyrozumiałość.

Ze względu na obowiązujący w Polsce od początku marca br. stan epidemiologiczny spowodowany wirusem COVID-19, wszyscy zmuszeni zostaliśmy do przeorganizowania naszego dotychczasowego sposobu pracy. Wielu z Państwa podjęło szereg niestandardowych działań, zmierzających do zapewnienia w kierowanych przez Was jednostkach ciągłości wykonywania zadań w trybie pracy zdalnej, zagwarantowania ponadprzeciętnego bezpieczeństwa pracownikom, czy osobom zewnętrznym, które z jakichś względów musiały załatwiać sprawy osobiście w urzędzie. Wielu z Państwa zmuszonych zostało do czasowego zaniechania prowadzonej działalności. Wszystko to mogło mieć wpływ również na sposób zarządzania dokumentacją. Przebieg załatwiania spraw może być obecnie dokumentowany inaczej od sposobu przyjętego wcześniej.

Kierując do Państwa ten apel proszę, o  zwrócenie szczególnej uwagi na potrzebę trwałego zabezpieczenia dokumentacji obrazującej metody pracy, funkcjonowanie podległych Państwu jednostek organizacyjnych, sposobów realizacji zadań i zastosowania nowych narzędzi komunikacji elektronicznej, w tym wszelkich materiałów informacyjnych i procedur adresowanych do pracowników oraz podmiotów zewnętrznych z okresu objętego stanem epidemiologicznym.

Szczególnie istotne znaczenie ma także archiwizowanie przez jednostkę własnych stron www i materiałów w social mediach (w sposób umożliwiający odtworzenie strony www w postaci jak najbardziej zbliżonej do tej opublikowanej) oraz trafiających do niej różnymi drogami dokumentów cyfrowych. Ważne przy tym jest, aby materiały te były opisywane, umożliwiając tym samym w przyszłości ich lepsze zarządzanie, wyszukiwanie i opracowanie.

Jednocześnie chciałbym zwrócić Państwa uwagę na fakt, że Archiwa Państwowe, dokonując wartościowania dokumentacji w przyszłości, mogą wystąpić o zmianę kwalifikacji dokumentacji niearchiwalnej na materiały archiwalne. Ten szczególny okres, w którym obecnie funkcjonujemy będzie z pewnością poddany wnikliwej analizie i będziemy dążyli do tego, aby zachować jak największą ilość dokumentacji w każdej postaci, która będzie z nim związana.

Korzystając z okazji zachęcam do kontaktu z właściwym Archiwum Państwowym już teraz. Archiwiści są do Państwa dyspozycji cały czas i zawsze chętnie służą radą i pomocą w kwestiach dotyczących dokumentacji tworzonej i gromadzonej w Państwa jednostce, niezależnie od tego, czy funkcjonuje ona w sferze państwowego, czy niepaństwowego zasobu archiwalnego.

 Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych

dr Paweł Pietrzyk

Uprzejmie informujemy, że mimo ograniczeń związanych z pandemią SARS-CoV-2/COVID-19 trwają przygotowania do obchodów 30. rocznicy pierwszych wolnych wyborów samorządowych w Polsce.

Szanowani Państwo,

W związku z zamiarem otwarcia naszej czytelni  i udostępniania Państwu akt informujemy, że w okresie przejściowym liczba użytkowników jednocześnie przebywających w czytelni będzie ograniczona do 3 osób. Ponadto  możemy udostępniać dla każdego z Państwa nie więcej niż 5  jednostek archiwalnych dziennie.

Czytelnia będzie czynna  w dni robocze od godz. 8:00 do godz. 15:00. Data i czas odwiedzin powinien być uzgodniony z obsługą czytelni na co najmniej dzień wcześniej, telefonicznie lub drogą e-mail.

Przypominamy o obowiązku zakrywania twarzy w obrębie Archiwum.

Dlatego też, aby usprawnić Państwu dostęp do naszego zasobu  prosimy  o kontakt e-mail w celu ustalenia dokładnego terminu odwiedzin, o nadsyłanie zgłoszeń użytkownika i rewersów lub jeżeli zgłoszenie użytkownika jest nadal aktualne nadsyłanie tylko rewersów na adres czytelnia@archiwum.zgora.pl. Będą one realizowane po otwarciu czytelni według kolejności zgłoszeń. Wzór zgłoszenia i rewersu w załączeniu.

Prosimy o wyrozumiałość.

Każdego dnia wszyscy tworzymy historię. Udokumentujmy wspólnie ten szczególny czas, w którym żyjemy. Archiwa Państwowe zapraszają do udziału w akcji „Archiwum Pandemii A.D. 2020. Społeczna kolekcja dokumentów pandemii wywołanej koronawirusem (SARS-CoV-2)”

Chcesz, aby następne pokolenia dowiedziały się, jak żyliśmy w czasie pandemii wywołanej koronawirusem? Jak zmienił on nasze codzienne zwyczaje, postrzeganie świata i nas samych? Jakie przeobrażenia wymusiła epidemia i w jaki sposób się do nich dostosowaliśmy? Co nas martwiło, a co cieszyło w tym trudnym czasie? Jakie mieliśmy rozterki, wątpliwości, obawy, a co dawało nam nadzieję? W jaki sposób przetrwaliśmy? Zadbaj o to i przekaż nam swoje relacje i materiały, które stanowić będą bezcenne źródła historyczne dla kolejnych pokoleń.

W związku z przeciwdziałaniem epidemii wywołanej rozprzestrzenianiem się wirusa SARS-CoV-2 oraz w trosce o bezpieczeństwo Szanownych Państwa i pracowników przypominamy o ograniczeniu działalności Archiwum. W związku z wydanym przez Ministra Zdrowia rozporządzeniem z dnia 20 marca 2020 r. w sprawie ogłoszenia na obszarze Rzeczypospolitej Polskiej stanu epidemii (Dz. U. poz. 491), a następnie zmieniającym je rozporządzeniem z dnia 24 marca 2020 r. (Dz. U. poz. 522), przypominamy, że Archiwum Państwowe w Zielonej Górze ograniczyło również swe kontakty wyłącznie do formy korespondencyjnej.

Będziemy zobowiązani jeżeli w sprawach będących w kompetencji Archiwum zechcą Państwo skierować zapytanie wyłącznie na adres e-mail: sekretariat@archiwum.zgora.pl lub uzyskać informację telefoniczną pod nr 68 329 98 01 / 68 329 98 02. Dokumenty wymagające zachowania formy papierowej prosimy przesyłać za pośrednictwem poczty.

Dodatkowo przypominamy, że w serwisie Szukaj w Archiwach można przeglądać wszystkie opisy i skany materiałów archiwalnych z zasobu Archiwum Państwowego w Zielonej Górze.

Za powyższe utrudnienia bardzo przepraszamy

W związku z art. 3 Ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz. U. 2020 poz. 374), który dopuścił możliwość polecenia pracownikowi wykonywanie pracy, poza miejscem jej stałego wykonywania (tzw. praca zdalna) uprzejmie informujemy, iż na stronie Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych pod adresem
https://www.archiwa.gov.pl/pl/aktualnosci/5152-post%C4%99powanie-z-dokumentacj%C4%85-w-zwi%C4%85zku-z-wykonywaniem-pracy-zdalnej
zostały zamieszczone najważniejsze zasady postępowania z dokumentacją. Mogą one być przydatne zarówno dla pracowników jak i kierowników państwowych i samorządowych jednostek organizacyjnych wprowadzających pracę zdalną. Poniższe zalecenia oparte są na zapisach ogólnych Instrukcji Kancelaryjnej, która wdrożona w urzędzie pozostaje najważniejszym dokumentem w tym zakresie.

Szanowni Państwo,
z uwagi na zagrożenie epidemiologiczne wywołane koronawirusem SARS-CoV-2 informujemy, że od 12 marca 2020 r. do odwołania pracownia naukowa Archiwum Państwowego w Zielonej Górze będzie nieczynna.