Zapytanie ofertowe - digitalizacja filmów

• 
• 

30 lipca 2020

SPECYFIKACJA ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA

 Zamawiający

Archiwum Państwowe w Zielonej Górze. 65-762 Zielona Góra, Al. Wojska Polskiego 67a, tel. 68 329 98 01; www.archiwum.zgora.pl, e-mail: sekretariat@archiwum.zgora.pl.

 Przedmiot zamówienia

1. Przedmiotem zamówienia jest digitalizacja analogowych materiałów filmowych liczących około 1 856 minut emisji  metodą  skanowania poklatkowego.
2. Szczegółowe wymagania dotyczące przedmiotu zamówienia zamieszczono w Załączniku nr 1 - Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia.
3. Zakres zamówienia obejmuje przewóz filmów z Archiwum Państwowego w Zielonej Górze do siedziby wykonawcy, ich digitalizację i zwrot filmów po zakończeniu usługi.

 Miejsce realizacji zadania

1. Wykonanie usługi odbędzie się w siedzibie Wykonawcy.

 Gwarancja

1. Wykonawca odpowiada za wady fizyczne, ujawnione w wykonanym przedmiocie Umowy i ponosi z tego tytułu wszelką odpowiedzialność.
2. Okres gwarancji na wykonaną usługę digitalizacji ustala się na 12 miesięcy, liczone od daty odbioru potwierdzonej protokołem odbioru.

 Termin wykonania zamówienia

1. Wymagany termin realizacji przedmiotu zamówienia do dnia 31 października 2020 r.

 Warunki udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków

1. Przedkładając swoją ofertę wykonawca akceptuje w całości i bez zastrzeżeń warunki opisane w zapytaniu.
2. Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i przedłożeniem swojej oferty.
3. Zaleca się, aby wykonawca zdobył wszelkie informacje, które mogą być konieczne do oszacowania ceny oraz możliwości realizacji zamówienia we wskazanym terminie.
4. Zamawiający nie dopuszcza możliwości złożenia ofert częściowych i wariantowych.
5. Zamawiający nie przewiduje możliwości udzielania zaliczek na poczet wykonania zamówienia.
6. Rozliczenia między zamawiającym i wykonawcą prowadzone będą w PLN.
7. Zamawiający nie dopuszcza możliwości zatrudnienia podwykonawców.
8. W sprawach nieuregulowanych w treści zapytania zastosowanie mają przepisy wyłącznie Kodeksu cywilnego
9. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy spełniają warunki określone we wzorze oferty, stanowiącej załącznik nr 2 Formularz ofertowy, w tym m.in.:
10. posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania,
11. posiadają wiedzę i doświadczenie do wykonania zamówienia,
12. dysponują odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia,
13. znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia
14. przestrzegają regulacji dotyczących zarówno minimalnego wynagrodzenia za pracę pracowników, jak i minimalnej stawki godzinowej dla określonych umów cywilnoprawnych.

 Wykonawca składając ofertę zobowiązany jest złożyć następujące dokumenty

1. Formularz oferty wg załączonego wzoru – załącznik nr 2 Formularz ofertowy,
2. Zaparafowany wzór umowy, stanowiący załącznik nr 3 do zapytania,
3. Zaparafowany załącznik nr 1 do zapytania - szczegółowy opis przedmiotu zamówienia.
4. Dokumenty potwierdzające prawo do reprezentacji.

 Informacje o sposobie porozumiewania się zamawiającego z wykonawcami oraz przekazywania oświadczeń i dokumentów, a także wskazanie osób uprawnionych do porozumiewania się z wykonawcami

1. Oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje zamawiający i wykonawcy przekazują sobie drogą elektroniczną. Każda ze stron na żądanie drugiej niezwłocznie potwierdza fakt otrzymania dokumentu.
2. Adres poczty elektronicznej zamawiającego, na który należy przekazywać oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje to: e-mail: sekretariat@archiwum.zgora.pl

 Wymagania dotyczące wadium

1. Zamawiający nie wymaga wniesienia wadium.

 Termin związania ofertą

1. Wykonawca pozostanie związany ofertą przez 14 dni od dnia terminu składania ofert.

 Opis sposobu przygotowania ofert

1. Ofertę w formie pisemnej należy złożyć w nieprzejrzystej i zamkniętej kopercie.
2. Oferta winna zawierać dokładnie wypełniony i podpisany druk oferty. Ofertę należy sporządzić w języku polskim w formie pisemnej.
3. Oferta, musi być podpisana przez osobę lub osoby upoważnione do reprezentowania wykonawcy zgodnie z reprezentacją wynikająca z właściwego rejestru.
4. Podpisy na ofercie, oświadczeniach i dokumentach powinny być czytelne albo opatrzone imienną pieczątką.
5. Wszelkie poprawki lub zmiany w tekście oferty muszą być parafowane i datowane własnoręcznie przez osoby określone w pkt. 2. Brak parafy powoduje uznanie poprawki za nieistniejącą.
6. Należy podpisać załączniki i kolejno ponumerować strony.
7. Wykonawca ma prawo przed upływem terminu składania ofert wycofać się z postępowania poprzez złożenie pisemnego powiadomienia
8. Wykonawca może zastrzec, które jego dokumenty nie będą ujawniane, ponieważ stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu ustawy z dnia 16.04.1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (Dz.U. Nr 153, poz. 1503 ze zm.).
9. Każdy z wykonawców może złożyć tylko jedną ofertę i zaproponować tylko jedną cenę, której nie może zmienić.

 Miejsce oraz termin składania i otwarcia ofert

1. Oferty należy składać w wersji tradycyjnej (papierowej) na adres: Archiwum Państwowe w Zielonej Górze, Al. Wojska Polskiego 67 a, 65-762 Zielona Góra w nieprzekraczalnym terminie do dnia 21 sierpnia 2020 r. do godz. 24:00.
2. Za termin złożenia oferty uznaje się datę i godzinę odbioru przez Zamawiającego.
3. Rozpatrzenie ofert jest jawne i nastąpi w siedzibie zamawiającego w Archiwum Państwowym w Zielonej Górze, ul. Wojska Polskiego 67 a, w dniu 25 sierpnia 20210 r. o godz. 10:15.

 Opis sposobu obliczania ceny

1. Cena oferty ma stanowić kwotę wynagrodzenia jaką wykonawca chce uzyskać za wykonanie digitalizacji 1 rozpoczętej minuty czasu niezbędnego do standardowej emisji wykonanej kopii.
2. Cena ofertowa powinna zawierać wszystkie koszty niezbędne do terminowego i prawidłowego zrealizowania zadania, zysk wykonawcy oraz wszystkie wymagane przepisami podatki i opłaty, a w szczególności podatek VAT.
3. Cena określona przez wykonawcę powinna uwzględniać upusty, jakie wykonawca oferuje.
4. W formularzu ofertowym należy podać, cenę netto, stawkę podatku VAT oraz cenę brutto.
5. Do porównania ofert brana będzie pod uwagę cena brutto w PLN.
6. Zamawiający poprawi w tekście oferty oczywiste omyłki pisarskie oraz omyłki rachunkowe w obliczaniu ceny.

 Kryterium wyboru oferty

Cena - 100%

 Zawarcie umowy

1. Zamawiający wymaga, aby wykonawca zawarł z nim umowę na warunkach określonych we wzorze umowy – załącznik nr 3.
2. Zamawiający zawrze umowę w terminie i miejscu wskazanym przez zamawiającego.
3. Jeżeli wykonawca, którego oferta została wybrana, uchyla się od zawarcia umowy, zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert, bez przeprowadzenia ich ponownej oceny.
4. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia, których oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą, przed zawarciem umowy o niniejsze zamówienie, mogą zostać wezwani do dostarczenia zamawiającemu stosownej umowy regulującej współpracę tych wykonawców.
5. Zamawiający nie ma możliwości zmiany umowy w zakresie zmiany terminu jej realizacji
6. Przy udzieleniu ewentualnego zamówienia uzupełniającego umowę zostanie zawarta w oparciu przedstawiony wzór umowy.

 Wymogi dotyczące ubezpieczenia

Zamawiający wymaga od Wykonawcy, że na okres trwania umowy ubezpieczy wypożyczane materiały archiwalne od ryzyka: kradzieży, zaginięcia, uszkodzenia, pogorszenia ich fizycznego stanu lub ich utraty, na sumę równą ich wartości, czyli 200.000,00 złotych.

  Informacje dodatkowe:

1. W przypadku wybrania oferty Wykonawca zostanie poinformowany odrębnym pismem za pośrednictwem poczty elektronicznej lub telefonicznie o terminie przeprowadzenia negocjacji lub podpisania umowy.
2. Zamawiający zawrze umowę z wybranym wykonawcą, po przekazaniu zawiadomienia o wyborze wykonawcy, ale nie później niż w terminie związania ofertą.
3. Jeżeli wykonawca, którego oferta została wybrana uchyli się od zawarcia umowy, zamawiający wybierze kolejną ofertę najkorzystniejszą spośród złożonych ofert, bez przeprowadzania ich ponownej oceny.
4. Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia postępowania na każdym etapie jego przeprowadzania bez podania przyczyny.
5. Do prowadzonego postępowania nie przysługują wykonawcom środki ochrony prawnej określone w przepisach ustawy Prawo zamówień publicznych (Dz.U. 2019 poz. 2019 ze zm.).
6. Przed złożeniem oferty Wykonawca może zapoznać się z filmami proponowanymi do digitalizacji na miejscu, za pomocą  własnego sprzętu odtwarzającego.

 Aspekty społeczne zamówienia

 W ramach społecznych aspektów realizacji przedmiotu Wymagamy od Wykonawcy, oświadczenia o:

1. przestrzeganiu regulacji dotyczących minimalnego wynagrodzenia za pracę pracowników oraz minimalnej stawki godzinowej dla określonych umów cywilnoprawnych.
2. Zapewnieniu przestrzegania powszechnie obowiązujących przepisów prawa pracy, zasad bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony zdrowia podczas realizacji usługi w miejscu wykonywania usługi,
3. niekaraniu prawomocnym wyrokiem sądu za przestępstwa przeciwko prawom osób wykonujących pracę zarobkową określone w rozdziale XXVIII ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. Kodeks karny,
4. w przypadku konieczności zatrudnienia przez Wykonawcę dodatkowych osób do wykonywania czynności w zakresie realizacji przedmiotu niniejszego zamówienia dodatkowym zatrudnieniem zostaną objęte w szczególności osoby bezrobotne, młodociane w celu przygotowania zawodowego, osoby niepełnosprawne lub inne osoby wskazane w przepisach o zatrudnieniu socjalnym, z zachowaniem przestrzegania regulacji dotyczących minimalnego wynagrodzenia za pracę pracowników oraz minimalnej stawki godzinowej dla określonych umów cywilnoprawnych.

 Załączniki:

1. Załącznik nr 1. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia
2. Załącznik nr 2. Formularz ofertowy
3. Załącznik nr 3. Umowa o realizacji zadania (wzór)