Zapytanie ofertowe. Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym

  • Drukuj zawartość bieżącej strony
  • Zapisz tekst bieżącej strony do PDF

16 grudnia 2020

Zapytanie ofertowe

Archiwum Państwowe w Zielonej Górze zaprasza do złożenia oferty na zadanie pod nazwą:
Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym w okresie od dnia 02.01.2021 do dnia 31.12.2023 r.
Do zapytania nie stosuje się przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz.U. 2019 poz. 1874r ze zm.),

SPECYFIKACJA ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA

Zamawiający
Archiwum Państwowe w Zielonej Górze. 65-762 Zielona Góra, Al. Wojska Polskiego 67a, tel. 68 329 98 01; www.archiwum.zgora.pl, e-mail: sekretariat@archiwum.zgora.pl.

1. Przedmiot zamówienia
Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym dla Archiwum Państwowego w Zielonej Górze w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczanie przesyłek listowych, pocztex, paczek oraz zwrotu przesyłek niedoręczonych zgodnie z ustawa Prawo pocztowe ( Dz.U.2018 poz. 2188)

2. Wymagania dotyczące przedmiotu zamówienia

1. Wszystkie usługi świadczone będą sukcesywnie
2. Szacunkowe ilości przewidywanych przesyłek, pocztex oraz paczek w okresie świadczenia usługi:

Szacunkowa ilość przesyłek (szt.)

Zakres przedmiotu zamówienia

Przesyłki zwykłe ekonomiczne

1020

Format S    do  500 g

190

Format M  do  1.000g

90

Format L    do  2.000g

Przesyłki zwykłe priorytetowe

80

Format S   do  500 g

30

Format M  do 1.000g

10

Format L    do 2.000g

Przesyłki polecone ekonomiczne

20

Format S  do  500 g

10

Format M do 1.000g

5

Format L  do  2.000g

Przesyłki polecone priorytetowe

5

Format S do 500 g

3

Format M do 1.000g

2

Format L do 2.000g

Przesyłki polecone ekonomiczne Z.P.O.

120

Format S do 500 g

40

Format M do 1.000g

30

Format L do 2.000g

Przesyłki polecone priorytetowe Z.P.O.

10

Format S do 500 g

5

Format M do 1.000g

2

Format L do 2.000g

Listy zwykłe zagraniczne

130

ekonomiczne

20

priorytetowe

Listy polecone zagraniczne

10

Priorytetowe

                                                      Przesyłki, paczki

10

Przesyłki pocztex

 

Paczka pocztowa

10

Do 1 kg

10

ponad 1 kg do 2 kg

5

Ponad 2kg do 5 kg

5

Ponad 5kg do 10kg

5

Ponad 10kg do 15 kg

2

Ponad 15 kg do 20 kg

3. W ramach zamówienia Zamawiający przewiduje nadawanie przesyłek wymagających zastosowania obowiązujących przepisów prawa w tym:
a) Rozporządzeniem Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 29 kwietnia 2013r. w sprawie reklamacji usługi pocztowej (Dz. U. 2019 poz. 474)
b) Ustawą z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (Dz. U. z 1964 Nr 16, poz. 93 z późn. zm.).
c) Międzynarodowymi przepisami pocztowymi.
4. Zamawiający przewiduje możliwość sporządzenia odrębnego wykazu przesyłek wymagających nadania u operatora wyznaczonego w celu nadania przesyłek przez Wykonawcę u operatora wyznaczonego w dniu odebrania przesyłek z siedziby Zamawiającego.
5. Zamawiający dopuszcza, że część przesyłek zostanie nadana przez inny podmiot w imieniu i na rzecz Zamawiającego, jak również przy wykorzystaniu innych operatorów pocztowych niż operator wybrany w niniejszym postępowaniu. Zamawiający nie dopuszcza możliwości, że na dowodzie nadania przesyłki będzie figurować inny podmiot niż Zamawiający.
6. Zamawiający dopuszcza, aby na kopertach przesyłek doręczanych w ramach udzielonego zamówienia znajdowały się znaki opłaty pocztowej innego operatora pocztowego, niż Wykonawca, któremu Zamawiający udzielił zamówienia.
7. Zamawiający dopuszcza, aby Wykonawca, który uzyska zamówienie, a nie będzie nim operator wyznaczony, nadawał przesyłki we własnym imieniu w placówkach operatora wyznaczonego.
8. Zamawiający przewiduje możliwość korzystania z udostępnionego bezpłatnie przez Wykonawcę narzędzia do nadawania przesyłek w wersji elektronicznej oraz ich śledzenia, dzięki któremu proces przygotowywania korespondencji ulegnie uproszczeniu.
9. Wykonawca dostarczy Zamawiającemu wzory pocztowej książki nadawczej oraz zestawienia ilościowo - wartościowego.
10. Jeśli przesyłki listowe oraz paczki wymagać będą specjalnego, odrębnego oznakowania lub opakowania właściwego dla danego Wykonawcy - Wykonawca dostarczy we własnym zakresie wszelkie materiały niezbędne do tego celu.
11. Wykonawca będzie doręczał do Zamawiającego pokwitowane przez odbiorcę „potwierdzenia odbioru" niezwłocznie po doręczeniu przesyłki. W przypadku nieobecności adresata, Wykonawcę w tym przedmiocie obowiązują przepisy Ustawa Prawo Pocztowe, Rozporządzenie Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 29 kwietnia 2013r. w sprawie warunków wykonywania usług powszechnych przez operatora wyznaczonego, Rozporządzenie Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 26 listopada 2013 r. w sprawie reklamacji powszechnej usługi pocztowej w zakresie przesyłki rejestrowanej i przekazu pocztowego oraz regulaminy wewnętrzne Wykonawcy.
12. W przypadku utraty, ubytku, uszkodzenia przesyłki bądź niewykonania lub nienależytego wykonania przedmiotu umowy Wykonawca zapłaci Zamawiającemu należne odszkodowanie, zgodnie z przepisami rozdziału 8 ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (Dz.U.2018 poz. 2188),
13. Wykonawca zobowiązuje się do przekazania wszystkich oznaczeń przesyłek rejestrowanych i priorytetowych.
14. Wykonawca zobowiązuje się do odbioru korespondencji z siedziby Zamawiającego od poniedziałku do piątku w godzinach 14:00-15:00 z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy lub wskaże miejsce dostarczenia korespondencji przeznaczonej do wysyłki w odległości nie większej niż 4 km od siedziby Zamawiającego.
15. Zamawiający dopuszcza możliwość by na kopercie oprócz danych wskazanych przez Zamawiającego znajdowały się wyłącznie informacje związane z obiegiem przesyłek takie jak: stempel Wykonawcy z datą nadania, numer nadawczy w przypadku przesyłek rejestrowanych, stempel informujący o opłacie za usługę lub informacje o ewentualnym awizowaniu przesyłek.
16. Wykonawca dołączy do składanej oferty, wzór umowy (umów) na świadczenie usług pocztowych.
17. Zamawiający zastrzega sobie wprowadzenia zmian w przesłanym przez Wykonawcę wzorze umowy.
18. Odpowiedzialność za świadczone usługi, będzie ponosił Wykonawca/operator pocztowy na podstawie zawartej umowy.
19. Faktycznym nadawcą przesyłek będzie Zamawiający, niedopuszczalnym jest stosowanie nazwy Wykonawcy/operatora pocztowego jako nadawcy przesyłki.
20. Wartość brutto złożonej oferty, powinna zawierać wszystkie niezbędne koszty „w tym usługi pośrednictwa przy wykonywaniu tzw. przesyłek terminowych", związane z przemieszczeniem korespondencji przekazanej przez Zamawiającego. Oferta złożona na formularzu Zamawiającego lub załączony do niej cennik powinien być jednolity, a Zamawiający mieć możliwość wyliczenia ceny jednostkowej za dany rodzaj przesyłki.
21. Standard wszystkich placówek pocztowych, o których mowa w ust. 6, musi zapewniać bezpieczeństwo przechowywania korespondencji oraz gwarantować dochowanie tajemnicy pocztowej, o której mowa w art. 41 ustawy Prawo pocztowe.
22. Wykonawca jest zobowiązany do zachowania tajemnicy pocztowej, o której mowa w art. 41 ustawy Prawo pocztowe oraz ochrony zawartości przesyłek przed nieuprawnionym ujawnieniem ich zawartości.
23. Wykonawca potwierdza posiadanie odpowiedniej infrastruktury, umożliwiającej w sposób skuteczny nadawanie przesyłek za opłatą przerzuconą na adresata na terenie całego kraju kierowanej do Archiwum Państwowego.
24. Rozliczenie opłat za zwrot przesyłki nastąpi na podstawie cennika Wykonawcy/Operatora pocztowego, załączonego do formularza oferty.
25. Na podstawie specyfikacji zbiorczej wysłanej korespondencji dołączonej do Faktury za bieżący miesiąc rozliczeniowy. Zamawiający ureguluje wszystkie należności związane z realizacją przedmiotu zamówienia.
26. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca/operator pocztowy posiadał zdolność wykonania całości przedmiotu zamówienia.

Zobowiązanie zamawiającego:
Zamawiający w ramach świadczenie usług pocztowych zobowiązuje się do:
1. Umieszczenia na przesyłce listowej i paczce nazwy odbiorcy wraz z jego adresem (podanym jednocześnie w pocztowej książce nadawczej dla przesyłek rejestrowanych), określając rodzaj przesyłki (zwykła, polecona, priorytet, ZPO), umieszczenia nadruku (pieczątki) określającej pełną nazwę i adres Zamawiającego na stronie adresowej każdej nadawanej przesyłki oraz oznaczenia potwierdzające wniesienie opłaty za usługę
2. Nadawanie przesyłek w stanie uporządkowanym, przez co należy rozumieć:
a) Dla przesyłek rejestrowanych – wpisanie każdej przesyłki do pocztowej książki nadawczej w dwóch egzemplarzach, z których oryginał będzie przeznaczony dla Wykonawcy w celach rozliczeniowych, a kopia stanowić będzie dla Zamawiającego potwierdzenie nadania danej partii i przesyłek,
b) Dla przesyłek zwykłych – nierejestrowanych – zestawienie ilościowe przesyłek wg poszczególnych kategorii wagowych sporządzone dla celów rozliczeniowych z których oryginał będzie przeznaczony dla Wykonawcy w celach rozliczeniowych, a kopia stanowić będzie dla Zamawiającego potwierdzenie nadania danej partii i przesyłek,
c) Do nadawania przesyłek listowych i paczek w stanie umożliwiającym Wykonawcy doręczenie bez ubytku i uszkodzenia do miejsca zgodnie z adresem przeznaczenia.
d) Do pakowania przesyłek listowych w kopertę odpowiednio zabezpieczoną, natomiast opakowanie paczki będzie zabezpieczone przed dostępem do jej zawartości oraz uszkodzeniem w czasie przemieszczania.
e) umieszczenia na przesyłce oprócz nazwy nadawcy i adresata oraz wskazania rodzaju przesyłki, np. zwykła, polecona, priorytet czy ZPO, także informację o wniesieniu opłaty za usługę. Zamawiający dopuszcza możliwość oznakowania przesyłek listowych krajowych poprzez naniesienie symbolu 1-literowego lub 2-Iiterowego uzgodnionego z Wykonawcą.

W tabeli zamieszczonej w pkt. 2 zostały wyszczególnione rodzaje przesyłek jakie będą zlecane Wykonawcy oraz orientacyjne ilości danej korespondencji. Zamawiający przyjął podane ilości przesyłek każdego rodzaju w oparciu o analizę potrzeb. Zestawienie to daje podstawę do wyliczenia ceny. Zamawiający nie jest zobowiązany do zrealizowania w 100% podanych ilości przesyłek. Rodzaje i ilości przesyłek w ramach świadczonych usług są szacunkowe i będą ulegały zmianie w zależności od potrzeb Zamawiającego, na co Wykonawca wyraża zgodę. Wykonawca nie będzie dochodził roszczeń z tytułu zmian ilościowych i rodzajowych w trakcie realizacji przedmiotu zamówienia. Faktyczne ilości realizowanych przesyłek mogą odbiegać od podanych ilości, zaś każda z usług wskazanych w tabeli zamieszczonej w pkt 2 musi być dostępna dla Zamawiającego.

Zamawiający zastrzega, iż ceny jednostkowe za wykonanie przedmiotu zamówienia wskazane przez Wykonawcę w Tabeli nie ulegną zmianie w okresie jej obowiązywania z zastrzeżeniem, iż w przypadku zmiany cen jednostkowych za świadczenie usług pocztowych zatwierdzonych przez Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej lub w sposób określony w ustawie Prawo Pocztowe zostaną wprowadzone aneksem do niniejszej umowy
Zamawiający zastrzega, iż wniesie opłatę za faktycznie zwróconą, pod względem ilościowym, korespondencję przekazaną na podstawie opłaty w formie przerzuconej na adresata.

Obowiązki Wykonawcy /Operatora pocztowego
1. Podział korespondencji i tworzenie odrębnych dokumentów nadawczych, jeżeli będą wymagane.
2. Nanoszenie innych nadruków/znaków opłaty pocztowej na przesyłkach, jeżeli będą wymagane.
3. Odbiór awizowanych przesyłek oraz ich dostarczenia do Zamawiającego, jeżeli zajdzie taka potrzeba.
4. Opłata za zwrot przesyłki (opłatę za zwrot przesyłki Zamawiający ureguluje na podstawie specyfikacji zbiorczej wysłanej korespondencji, dołączonej do Faktury, w bieżącym miesiącu rozliczeniowym).
5. Dołączanie druków potwierdzenia odbioru (zamawiający nie dopuszcza stosowania nazwy Wykonawcy/operatora pocztowego jako nadawcy przesyłki).

WAŻNE
Wszystkie w/w czynności Zapytania ofertowego będą leżały po stronie Wykonawcy/Operatora pocztowego.
Zamawiający ureguluje należność za realizację przedmiotu zamówienia, na podstawie cennika Wykonawcy/Operatora pocztowego załączonego do formularza oferty.

3. Wymagany termin realizacji przedmiotu zamówienia:
Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych oraz ich ewentualnych zwrotów w okresie od dnia podpisania umowy, jednak nie wcześniej niż od 02.01.2021 r. do dnia 31.12.2023 r.

4. Przy wyborze oferty do realizacji Zamawiający będzie kierował się kryterium:
Cena 100 %

5. Wykonawca składając ofertę zobowiązany jest złożyć następujące dokumenty:
1. Formularz ofertowy wg załączonego wzoru – załącznik nr 1 do oferty
2. Pełnomocnictwo do reprezentowania Wykonawcy jeżeli ofertę składa pełnomocnik.

6. Opis sposobu obliczenia ceny w ofercie:
1. Cena oferty ma stanowić kwotę wynagrodzenia jaką wykonawca chce uzyskać za wykonanie całości zamówienia.
2. Cena ofertowa powinna zawierać wszystkie koszty niezbędne do terminowego i prawi-dłowego zrealizowania zadania, zysk wykonawcy oraz wszystkie wymagane przepisami podatki i opłaty, a w szczególności podatek VAT.
3. Wartość cenową należy podać w złotych polskich cyfrą z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku oraz słownie.
4. Cena określona przez wykonawcę powinna uwzględniać upusty, jakie wykonawca oferuje.
5. W formularzu ofertowym należy podać cenę jednostkową netto, stawkę podatku VAT oraz cenę brutto, oddzielnie dla poszczególnych systemów.
6. Do porównania ofert brana będzie pod uwagę cena brutto w PLN za całość zamówienia.
7. Zamawiający poprawi w tekście oferty oczywiste omyłki pisarskie oraz omyłki rachunkowe w obliczaniu cen

7. Miejsce i termin złożenia oferty:
1. Ofertę należy złożyć do dnia 24.12.2020 r., do godz. 11.00
2. Dopuszcza się złożenie oferty:
w formie pisemnej na adres: Archiwum Państwowe w Zielonej Górze, 65-762 Zielona Góra, Aleja Wojska Polskiego 67a (decyduje data i godzina wpływu do urzędu), w formie elektronicznej, tj. za pośrednictwem poczty elektronicznej (wersja pdf/skan) na adres email: sekre-tariat@archiwum.zgora.pl, bądź za pośrednictwem EPUAP /7r62b9uvkt/SkrytkaESP (decy-duje data i godzina wpływu do urzędu)

8. Opis sposobu przygotowania oferty:
1. Ofertę w formie pisemnej należy złożyć w nieprzejrzystej i zamkniętej kopercie. Ofertę w formie elektronicznej należy złożyć w formie skanu.
2. Oferta cenowa winna być sporządzona wyłącznie w języku polskim i musi obejmować całość zamówienia. Formularz ofertowy należy wypełnić czytelną i trwałą techniką w formie pisemnej.
3. Oferta może być złożona na druku innym niż ten, który stanowi załącznik nr 1 do niniejszego zapytania, pod warunkiem, iż zawiera wszystkie elementy zawarte w załączonym wzorze oferty.
4. Oferta musi być podpisana przez osobę lub osoby upoważnione do Reprezentowania wykonawcy zgodnie z reprezentacją wynikająca z właściwego rejestru bądź na podstawie pełnomocnictwa.
5. Podpisy na ofercie, oświadczeniach i dokumentach powinny być czytelne albo opatrzone imienną pieczątką.
6. Wszelkie poprawki lub zmiany w tekście oferty muszą być parafowane i datowane własnoręcznie przez osoby określone w ppkt. 4. Brak parafy powoduje uznanie poprawki za nieistniejącą.
7. Należy podpisać załączniki i kolejno ponumerować strony.
8. Wykonawca ma prawo przed upływem terminu składania ofert wycofać się z postępowania poprzez złożenie pisemnego powiadomienia.
9. Wykonawca może zastrzec, które jego dokumenty nie będą ujawniane, ponieważ stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu ustawy z dnia 16.04.1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (Dz.U. Nr 153, poz. 1503 ze zm.).
10. Każdy z wykonawców może złożyć tylko jedną ofertę i zaproponować tylko jedną cenę, której nie może zmienić.
11. Miejsce i termin otwarcia ofert:
1 Otwarcie złożonych ofert nastąpi w dniu 24.12.2020 r. o godz. 12:00 w siedzibie Zamawiającego.
2 Niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi telefonicznie lub pisemnie wszystkich wykonawców, którzy ubiegali się o udzielenie zamówienia.

9. Osobami uprawnionymi do kontaktów z wykonawcami i udzielania wyjaśnień dotyczących postępowania są:
p. Marta Krystek, nr tel. 68 329 98 01, e-mail:m.krystek@archiwum.zgora.pl

10. Warunki udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków:
1. Przedkładając swoją ofertę Wykonawca akceptuje w całości i bez zastrzeżeń warunki opisane w niniejszym zapytaniu ofertowym.
2. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają ponadto warunki określone we wzorze oferty, stanowiącej zał. nr 1 do zapytania.
3. Wykonawca podpisując ofertę jednocześnie oświadcza spełnienie wszystkich warunków udziału w postępowaniu.

11. Aspekty społeczne zamówienia
W przypadku konieczności zatrudnienia przez Wykonawcę dodatkowych osób do wykonywania czynności w zakresie realizacji przedmiotu niniejszego zamówienia Zamawiający wymaga od Wykonawcy, aby zatrudnieniem były objęte w szczególności osoby bezrobotne, młodociane w celu przygotowania zawodowego, osoby niepełnosprawne lub inne osoby wskazane w przepisach o zatrudnieniu socjalnym, z zachowaniem minimalnego wynagrodzenia za pracę pracowników, jak i minimalnej stawki godzinowej dla określonych umów cywilnoprawnych.

12. Pouczenie o środkach ochrony prawnej przysługujących wykonawcy w toku postępowania
1. Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia postępowania na każdym etapie jego przeprowadzania bez podania przyczyny.
2. W sprawach nieuregulowanych w treści zapytania zastosowanie mają przepisy wyłącznie Kodeksu cywilnego
3. Do prowadzonego postępowania nie przysługują wykonawcom środki ochrony prawnej określone w przepisach ustawy Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1843).

 

 

Rozwiń Metryka

Podmiot udostępniający informację:
Data utworzenia:2020-12-16
Data publikacji:2020-12-16
Osoba sporządzająca dokument:
Osoba wprowadzająca dokument:Piotr Lasota
Liczba odwiedzin:588