DAG.230.45.2026
Zapytanie ofertowe
Zamawiający:
Archiwum Państwowe w Zielonej Górze 65-762 Zielona Góra, Aleja Wojska Polskiego 67a,
tel. 68 329 98 01; email: sekretariat@zgora.archiwa.gov.pl
zaprasza do złożenia oferty na zadanie pod nazwą:
Usługa odbioru i brakowania dokumentów z wyborów
1. Opis przedmiotu zamówienia:
Przedmiotem zamówienia jest usługa odbioru z magazynu dokumentacji wyborczej Archiwum
Państwowego w Zielonej Górze przy ul. Trasa Północna 12 w Zielonej Górze oraz wybrakowanie jej zgodnie z obowiązującymi przepisami. Przedmiot zamówienia obejmuje dokumentację wyborczą w ilości 46 palet o wym. 1200x800x1500 cm (+ ok. 15%) składowaną na paletach drewnianych, ostreczowanych i gromadzonych w różnych opakowaniach (workach jutowych, kartonach, itp.) Wysokość ładunku palety nie przewyższa 2 m, natomiast szacowana waga dokumentacji wynosi około 15 ton. Archiwum zastrzega, że nie ponosi odpowiedzialności za niedoszacowanie lub przeszacowanie wagi dokumentacji.
Zamówienie obejmuje następujący zakres:
- Odbiór w obecności pracownika Zamawiającego z magazynu dokumentacji wyborczej
Archiwum Państwowego w Zielonej Górze przy ul. Trasa Północna 12 w Zielonej Górze
dokumentów z wyborów, w sposób uwzględniający ich ilość, sposób składowania, ulokowania oraz ograniczenia architektoniczne budynku i infrastruktury sąsiadującej, w dni robocze od 01.09.2026 r do 30.09.2026 r. w godzinach 7:00- 15:00, po wcześniejszym uzgodnieniu terminu z Zamawiającym. Wykonawca zapewni niezbędne zasoby materiałowe, techniczne, transportowe i ludzkie, w tym odpowiednie pojazdy transportowe do wykonania odbioru dokumentów, w tym ich bezpiecznego transportu wewnątrz i na zewnątrz budynku. Odbiór dokumentów odbędzie się za pokwitowaniem, które podpisuje strona przekazująca
(pracownik Zamawiającego) oraz strona odbierająca (Wykonawca). Oferent w porozumieniu z Zamawiającym, w terminach od 10.08.2026 r. do 12.08.2026 r. może dokonać wizji lokalnej warunków infrastruktury budynku, terenu sąsiadującego oraz ładunków zawierających dokumentację wyborczą, bez ingerencji w ich zawartość. - Transport dokumentów do punktu brakowania z zachowaniem zasad zabezpieczenia
dokumentów przed niepowołanym dostępem, kradzieżą i nieautoryzowanym zniszczeniem.
Punkt brakowania musi spełniać wymagania stawiane przez przepisy prawa i normy ISO/IEC
21964, DIN 66399. - Zamawiający wymaga, żeby brakowanie dokumentów zostało wykonane zgodnie z
obowiązującymi przepisami i z uwzględnieniem warunków opisanych w pkt 2. Zamawiający
wymaga dostarczenia „przekazania protokołu odbioru odpadów” oraz „certyfikatu lub
protokołu zniszczenia (brakowania)”.
Szczegółowe warunki realizacji zamówienia zostały zawarte we wzorze umowy.
2. Tryb udzielenia zamówienia
1) Zapytanie ofertowe – do niniejszego postępowania nie mają zastosowania przepisy ustawy z
dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych.
2) Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i przedłożeniem swojej oferty.
3) Zamawiający nie dopuszcza możliwości złożenia ofert częściowych.
4) Zamawiający nie przewiduje możliwości udzielania zaliczek na poczet wykonania zamówienia.
5) Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia postępowania na realizację tego
zamówienia, bez podania przyczyny, na każdym etapie postępowania.
6) W przypadku unieważnienia postępowania Wykonawcom nie przysługują żadne roszczenia.
7) Zamawiający dopuszcza możliwość prowadzenia z Oferentami negocjacji dotyczących treści
złożonych ofert. Jeśli w wyniku negocjacji złożona oferta nie będzie aktualna Oferent w
określonym w negocjacjach terminie złoży ofertę ostateczną (zmienioną).
8) Zapytanie ofertowe może zostać wykorzystane wyłącznie do oszacowania kosztów
ewentualnego zamówienia (rozeznanie rynku), w zależności od potrzeb Zamawiającego,
Oferentom z tego tytułu nie przysługują żadne roszczenia.
9) Zamawiający wezwie w wyznaczonym terminie wykonawców, którzy nie złożyli wymaganych
przez zamawiającego oświadczeń lub dokumentów, o których mowa w zapytaniu ofertowym.
Niezłożenie, po wezwaniu, oświadczeń lub dokumentów będzie powodowało odrzucenie
oferty.
10) W przypadku podejrzenia rażąco niskiej ceny Zamawiający powinien uzyskać od wykonawcy
przekonującą informację, że będzie on w stanie zrealizować przedmiot zamówienia za cenę
wskazaną w ofercie.
11) Oferent składając ofertę oświadcza, że akceptuje zakres i warunki zamówienia, nawet jeśli nie
skorzystał z możliwości wykonania wizji lokalnej.
3. Wymagany termin realizacji przedmiotu zamówienia:
1) Termin realizacji zamówienia w okresie od 01.09.2026 r. do 30.09.2026 r. Dokładny termin
realizacji zostanie ustalony z Zamawiającym.
2) Zamawiający zastrzega sobie możliwość rozwiązania umowy z zachowaniem
jednomiesięcznego okresu wypowiedzenia.
4. Przy wyborze oferty do realizacji Zamawiający będzie kierował się kryterium:
Kryteria:
cena 60%,
czas realizacji 15%,
doświadczenie 15%,
certyfikaty 10 %
= łącznie 100 %
Sposób oceny oferty według przyjętych kryteriów:
Cena (C=Cmin/Cbad x 60pkt); max. 60 pkt
Czas realizacji brakowania – liczony od momentu odbioru dokumentów z magazynu
zastępczego do momentu przekazania Zamawiającemu dokumentów, o których mowa w pkt
3 zapytania (czas do 10 dni kalendarzowych – 15 pkt; czas powyżej 10 dni kalendarzowych
mniej niż 12 dni – 5 pkt; powyżej 13 dni kalendarzowych – 0 pkt; max. 15 pkt)
Doświadczenie w podobnych zamówieniach (udokumentowane w sposób, o którym mowa w
§9 ust. 1 pkt 2 Rozporządzenia Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 23 grudnia 2020 r.
w sprawie podmiotowych środków dowodowych oraz innych dokumentów lub oświadczeń,
jakich może żądać zamawiający od wykonawcy (4 (cztery) i więcej udokumentowane
zmówienia – 15 pkt; 3 (trzy) udokumentowane zamówienia – 5 pkt; 2 (dwa) lub mniej
udokumentowane zamówienia – 0 pkt; max. 15 pkt)
Certyfikat normy ISO/IEC 21964/ DIN 66399 (posiadany przez wykonawcę lub podmiot
brakujący, z którym współpracuje Wykonawca na podstawie umowy (posiada certyfikat – 10
pkt; nie posiada – 0 pkt; max. 10 pkt)
5. Wykonawca składając ofertę zobowiązany jest złożyć następujące dokumenty opatrzone
podpisem:
1) Formularz ofertowy wg załączonego wzoru – załącznik nr 1 do oferty.
2) Zaparafowany wzór umowy – załącznik nr 2 do oferty
3) Dokument potwierdzający prawo do reprezentacji – Pełnomocnictwo do reprezentowania
Wykonawcy, jeżeli ofertę składa pełnomocnik.
6. Opis sposobu obliczenia ceny w ofercie:
1) Cena oferty ma stanowić kwotę wynagrodzenia jakie wykonawca chce uzyskać za wykonanie
całości zamówienia, wskazując całkowitą cenę brutto, będącą ryczałtowym
wynagrodzeniem Wykonawcy.
2) Oferta powinna zawierać wszystkie koszty brutto, które będą wiązały się z realizacją
przedmiotowego zamówienia.
3) Cena brutto oferty powinna uwzględniać wszystkie okoliczności, które mogą mieć wpływ na
sposób realizacji zamówienia.
4) Cena ofertowa powinna zawierać wszystkie koszty niezbędne do terminowego i
prawidłowego zrealizowania zadania, zysk wykonawcy oraz wszystkie wymagane przepisami
podatki i opłaty, a w szczególności podatek VAT.
5) Wartość cenową należy podać w złotych polskich cyfrą z dokładnością do dwóch miejsc po
przecinku oraz słownie.
6) Cena określona przez wykonawcę powinna uwzględniać upusty, jakie wykonawca oferuje.
7) W formularzu ofertowym należy podać cenę jednostkową netto, stawkę podatku VAT oraz
cenę brutto oddzielnie dla poszczególnych zakresów, dla których zastosowanie mają różne
stawki VAT.
8) Prawidłowe ustalenie podatku VAT należy do obowiązku Wykonawcy.
9) Ceny jednostkowe zawarte w Formularzu oferty nie powinny być cenami wyższymi od cen
określonych w aktualnie obowiązującym cenniku sprzedawcy.
10) Do porównania ofert brana będzie pod uwagę cena brutto w PLN.
11) Zamawiający poprawi w tekście oferty oczywiste omyłki pisarskie oraz omyłki rachunkowe
w obliczaniu ceny.
12) Zamawiający nie dopuszcza możliwości zmiany cen w trakcie realizacji umowy, z
zastrzeżeniem klauzul waloryzacyjnych zawartych w umowie.
13) Jeżeli Wykonawca złoży ofertę, której wybór prowadziłby do powstania obowiązku
podatkowego Zamawiającego zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług w zakresie
dotyczącym wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, zamawiający w celu oceny takiej
oferty dolicza do przedstawionej w niej ceny podatek od towarów i usług, który miałby
obowiązek wpłacić zgodnie z obowiązującymi przepisami.
7. Miejsce i termin złożenia oferty:
1) Ofertę należy złożyć do dnia 13.08.20226 r. do godz. 10:00
2) Dopuszcza się złożenie oferty:
3) w formie pisemnej na adres: Archiwum Państwowe w Zielonej Górze, 65-762 Zielona Góra,
Aleja Wojska Polskiego 67a (decyduje data i godzina wpływu do urzędu),
4) w formie elektronicznej, tj. za pośrednictwem poczty elektronicznej (wersja pdf/skan)
na adres email: sekretariat@zgora.archiwa.gov.pl, za pośrednictwem e-Doręczeń: AE:PL-
72416-40575-ETDFI-19, bądź za pośrednictwem EPUAP: /7r62b9uvkt/SkrytkaESP (decyduje
data i godzina wpływu do urzędu
8. Opis sposobu przygotowania oferty:
1) Ofertę w formie pisemnej należy złożyć w nieprzejrzystej i zamkniętej kopercie. Ofertę w
formie elektronicznej należy złożyć w formie skanu.
2) Oferta cenowa winna być sporządzona wyłącznie w języku polskim i musi obejmować
całość zamówienia. Formularz ofertowy należy wypełnić czytelną i trwałą techniką w formie
pisemnej.
3) Oferta może być złożona na druku innym niż ten, który stanowi załącznik nr 1 do
niniejszego zapytania, pod warunkiem, iż zawiera wszystkie elementy zawarte w
załączonym wzorze oferty.
4) Oferta musi być podpisana przez osobę lub osoby upoważnione do Reprezentowania
wykonawcy zgodnie z reprezentacją wynikająca z właściwego rejestru bądź na podstawie
pełnomocnictwa.
5) Podpisy na ofercie, oświadczeniach i dokumentach powinny być czytelne albo opatrzone
imienną pieczątką.
6) Wszelkie poprawki lub zmiany w tekście oferty muszą być parafowane i datowane
własnoręcznie przez osoby określone w ust. 8 pkt 4. Brak parafy powoduje uznanie
poprawki za nieistniejącą.
7) Wykonawca ma prawo przed upływem terminu składania ofert wycofać się z
postępowania poprzez złożenie pisemnego powiadomienia.
8) Wykonawca może zastrzec, które jego dokumenty nie będą ujawniane, ponieważ stanowią
tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu ustawy z dnia 16.04.1993 r. o zwalczaniu
nieuczciwej konkurencji (Dz.U. z 2022 r. poz. 1233 ze zm.).
9) Każdy z wykonawców może złożyć tylko jedną ofertę i zaproponować tylko jedną cenę,
której nie może zmienić.
9, Miejsce i termin rozpatrzenia ofert:
1) Otwarcie złożonych ofert nastąpi do dnia 17.08.2026 r. do godz. 12:00 w siedzibie
Zamawiającego.
2) Niezwłocznie po rozpatrzeniu ofert Zamawiający poda do wiadomości publicznej
informację o Wykonawcy, który złożył najkorzystniejszą ofertę za pośrednictwem
umieszczenia informacji na stronie: www.archiwum.zgora.pl
10. Osobami uprawnionymi do kontaktów z wykonawcami i udzielania wyjaśnień
dotyczących postępowania są:
p. Paulina Zwolska , nr tel. 68 329 98 01, wew. 208, e-mail: pzwolska@zgora.archiwa.gov.pl
11. Warunki udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania
tych warunków:
1) Przedkładając swoją ofertę Wykonawca akceptuje w całości i bez zastrzeżeń warunki
opisane w niniejszym zapytaniu ofertowym oraz w pełni akceptuje zakres i przedmiot
zamówienia, co potwierdza podpisem na dokumentach, o których mowa w ust. 5.
2) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają ponadto
warunki określone we wzorze oferty, stanowiącej załącznik nr 1 do zapytania.
3) Wykonawca podpisując ofertę jednocześnie oświadcza spełnienie wszystkich
warunków udziału w postępowaniu.
12. Pouczenie o środkach ochrony prawnej przysługujących wykonawcy w toku postępowania.
1) W sprawach nieuregulowanych w treści zapytania zastosowanie mają przepisy
wyłącznie Kodeksu cywilnego.
2) Do prowadzonego postępowania nie przysługują wykonawcom środki ochrony prawnej określone w przepisach ustawy Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2024 r. poz. 1320, z 2025 r. poz. 620, 769, 794, 1165, 1173, 1235 z późn. zm.).