Aktualizacja 16.02.2026 / Informacja o najkorzystniejszej ofercie
DAG.222.3.2026
Zapytanie ofertowe
Zamawiający:
Archiwum Państwowe w Zielonej Górze 65-762 Zielona Góra, Aleja Wojska Polskiego 67a,
tel. 68 329 98 01; email: sekretariat@archiwum.zgora.pl.
zaprasza do złożenia oferty na zadanie pod nazwą:
Umowa na wykonanie przeglądów, konserwacji i prób szczelności urządzeń systemu wentylacji i klimatyzacji w budynku Archiwum Państwowego w Zielonej Górze.
- Opis przedmiotu zamówienia:
Przedmiotem zamówienia jest umowa na wykonanie corocznych przeglądów, konserwacji i prób
szczelności urządzeń systemu wentylacji i klimatyzacji w budynku Archiwum Państwowego w Zielonej
Górze w zakresie wynikającym z dokumentacji technicznej DTR urządzeń oraz zgodnie z
obowiązującymi przepisami. W ramach umowy zostaną przeprowadzone 4 (cztery) przeglądy i
konserwacje oraz 4 (cztery) próby szczelności – 2 (dwa) razy w roku dla każdej czynności.
Wykonanie poszczególnych zadań w ramach realizacji przedmiotu zamówienia zostanie
potwierdzone pisemnymi protokołami z przeprowadzonych czynności z uwzględnieniem danych i
numeru certyfikatu UDT Wykonawcy.
Zakres czynności:
1) Przeprowadzenie kontroli szczelności jednostek zewnętrznych trzech urządzeń Daikin w
ramach jednego systemu – wg kart urządzeń, tj. model VRV REMQ16P8Y1B (duży) nr ser.
6105014, REMQ12P8Y1B (mały) nr ser. 6104857, model ERQ250A7W1B nr ser. 5102331 wraz
z kontrolą szczelności urządzeń poszczególnych systemów (wykaz urządzeń stanowi załącznik
nr 1 do specyfikacji) – w terminach wynikających z Centralnego Rejestru Operatorów –
wydruk z systemu stanowi załącznik nr 5
2) Wykonanie przeglądu i konserwacji urządzeń poszczególnych systemów (wykaz urządzeń i
czynności stanowi załącznik nr 2 do specyfikacji) wraz z wymianą kompletu filtrów i
uszczelnień w centralach wentylacyjnych VENTUS [VTS: VS-21 (2 szt.), VS-30 (1 szt.) i VS-40 (1
szt.)] oraz innych elementów urządzeń TRANE wskazanych w załączniku nr 2 do specyfikacji
jeśli zaistnieje taka potrzeba (filtry, zbiorniki, uzupełnienie medium chłodniczego) – w terminach do dnia 10 maja danego roku oraz do dnia 10 grudnia danego roku (nie wcześniej
niż na 3 dni przed wymaganym terminem).
3) Usuwanie drobnych usterek i innych nieprawidłowości przez maksymalnie 24 godzin rocznie
(diagnoza i usuwanie awarii, udział w pracach wymagających obecności serwisanta systemów
klimatyzacyjnych, wentylacyjnych), w zależności od potrzeb Zamawiającego, przy czym czas
reakcji wykonawcy od momentu zgłoszenia telefonicznego potrzeby wykonania prac
serwisowych nie może przekroczyć 48 godzin z zastrzeżeniem, że czynności wykonywane
będą w godzinach pracy urzędu po uzgodnieniu z zamawiającym.
4) Sporządzenie protokołów z wykonanych czynności w formie maszynopisu, opatrzonych
wymaganymi podpisami osób wykonujących poszczególne zadania, posiadających
uprawnienia wymagane przepisami prawa, z uwzględnieniem nr certyfikatu UDT wraz z
dostarczeniem protokołów do siedziby Archiwum w ciągu 3 dni od realizacji poszczególnych
zadań (pkt 1-3).
Szczegółowe warunki realizacji poszczególnych czynności zostały zawarte w umowie, której
wzór stanowi załącznik nr 4 do zapytania.
- Tryb udzielenia zamówienia
1) Zapytanie ofertowe – do niniejszego postępowania nie mają zastosowania przepisy ustawy z dnia
11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych.
2) Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i przedłożeniem swojej oferty.
3) Zamawiający nie dopuszcza możliwości złożenia ofert częściowych.
4) Zamawiający nie przewiduje możliwości udzielania zaliczek na poczet wykonania zamówienia.
5) Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia postępowania na realizację tego zamówienia,
bez podania przyczyny.
6) W przypadku unieważnienia postępowania Wykonawcom nie przysługują żadne
roszczenia.
7) Zamawiający dopuszcza możliwość prowadzenia z Oferentami negocjacji dotyczących
treści złożonych ofert. Jeśli w wyniku negocjacji złożona oferta nie będzie aktualna Oferent
w określonym w negocjacjach terminie złoży ofertę ostateczną (zmienioną).
- Wymagany termin realizacji przedmiotu zamówienia:
Umowa zostaje zawarta na okres od dnia 20.02.2026 do dnia 31.12.2027 r. Realizacja przedmiotu
zamówienia nastąpi w terminach uzgodnionych z Zamawiającym
- Przy wyborze oferty do realizacji Zamawiający będzie kierował się kryterium:
Cena 100%
- Wykonawca składając ofertę zobowiązany jest złożyć następujące dokumenty opatrzone
podpisem:
1) Wykaz urządzeń – załącznik nr 1 do oferty.
2) Wykaz urządzeń i czynności – załącznik nr 2 do oferty.
3) Formularz ofertowy wg załączonego wzoru – załącznik nr 3 do oferty.
4) Wzór umowy – załącznik nr 4 do oferty
5) Wydruk z Centralnego Rejestru Operatorów – załącznik nr 5 do oferty
6) Dokument potwierdzający prawo do reprezentacji – Pełnomocnictwo do reprezentowania
Wykonawcy, jeżeli ofertę składa pełnomocnik.
- Opis sposobu obliczenia ceny w ofercie:
1) Cena oferty ma stanowić kwotę wynagrodzenia jaką wykonawca chce uzyskać za wykonanie
całości zamówienia.
2) Cena ofertowa powinna zawierać wszystkie koszty niezbędne do terminowego i prawidłowego
zrealizowania zadania, zysk wykonawcy oraz wszystkie wymagane przepisami podatki i opłaty, a
w szczególności podatek VAT.
3) Wartość cenową należy podać w złotych polskich cyfrą z dokładnością do dwóch miejsc po
przecinku oraz słownie,
4) Cena określona przez wykonawcę powinna uwzględniać upusty, jakie wykonawca oferuje.
5) W formularzu ofertowym należy podać cenę jednostkową netto, stawkę podatku VAT oraz cenę
brutto, oddzielnie dla poszczególnych czynności.
6) Do porównania ofert brana będzie pod uwagę cena brutto w PLN za całość zamówienia.
7) Zamawiający poprawi w tekście oferty oczywiste omyłki pisarskie oraz omyłki rachunkowe w
obliczaniu ceny.
- Miejsce i termin złożenia oferty:
1) Ofertę należy złożyć do dnia 16.02.2026 do godz. 9:00
2) Dopuszcza się złożenie oferty:
a) w formie pisemnej na adres: Archiwum Państwowe w Zielonej Górze, 65-762 Zielona Góra, Aleja
Wojska Polskiego 67a (decyduje data i godzina wpływu do urzędu),
b) w formie elektronicznej, tj. za pośrednictwem poczty elektronicznej (wersja pdf/skan) na adres
email: sekretariat@zgora.archiwa.gov.pl, bądź za pośrednictwem EPUAP:
/7r62b9uvkt/SkrytkaESP (decyduje data i godzina wpływu do urzędu).
- Opis sposobu przygotowania oferty:
1) Ofertę w formie pisemnej należy złożyć w nieprzejrzystej i zamkniętej kopercie. Ofertę
w formie elektronicznej należy złożyć w formie skanu.
2) Oferta cenowa winna być sporządzona wyłącznie w języku polskim i musi obejmować
całość zamówienia. Formularz ofertowy należy wypełnić czytelną i trwałą techniką
w formie pisemnej.
3) Oferta może być złożona na druku innym niż ten, który stanowi załącznik nr 3 do
niniejszego zapytania, pod warunkiem, iż zawiera wszystkie elementy zawarte
w załączonym wzorze oferty.
4) Oferta musi być podpisana przez osobę lub osoby upoważnione do reprezentowania
wykonawcy zgodnie z reprezentacją wynikająca z właściwego rejestru bądź na podstawie
pełnomocnictwa.
5) Podpisy na ofercie, oświadczeniach i dokumentach powinny być czytelne albo opatrzone
imienną pieczątką.
6) Wszelkie poprawki lub zmiany w tekście oferty muszą być parafowane i datowane
własnoręcznie przez osoby określone w pkt 4. Brak parafy powoduje uznanie poprawki za
nieistniejącą.
7) Wykonawca ma prawo przed upływem terminu składania ofert wycofać się z
postępowania poprzez złożenie pisemnego powiadomienia.
8) Wykonawca może zastrzec, które jego dokumenty nie będą ujawniane, ponieważ stanowią
tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu ustawy z dnia 16.04.1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej
konkurencji (Dz. U. z 2022 r. poz. 1233. ze zm.).
9) Każdy z wykonawców może złożyć tylko jedną ofertę i zaproponować tylko jedną cenę,
której nie może zmienić.
- Miejsce i termin rozpatrzenia ofert:
1) Rozpatrzenie złożonych ofert nastąpi do dnia 18.02.2026 do godz. 12.00 w siedzibie
Zamawiającego.
2) Niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający poda do wiadomości publicznej
informację o wyborze wykonawcy za pośrednictwem umieszczenia informacji na stronie
www.archiwum.zgora.pl
- Osobami uprawnionymi do kontaktów z wykonawcami i udzielania wyjaśnień
dotyczących postępowania są:
p. Marcin Topczak, nr tel. 68 329 98 01, e-mail: mtopczak@zgora.archiwa.gov.pl
- Warunki udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych
warunków:
1) Przedkładając swoją ofertę Wykonawca akceptuje w całości i bez zastrzeżeń warunki opisane w
niniejszym zapytaniu ofertowym oraz w pełni akceptuje zakres i przedmiot zamówienia, co
potwierdza podpisem na dokumentach, o których mowa w ust. 5.
2) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają ponadto warunki
określone we wzorze oferty, stanowiącej załącznik nr 3 do zapytania.
3) Wykonawca podpisując ofertę jednocześnie oświadcza spełnienie wszystkich warunków udziału
w postępowaniu. - Pouczenie o środkach ochrony prawnej przysługujących wykonawcy w toku postępowania
1) W sprawach nieuregulowanych w treści zapytania zastosowanie mają przepisy wyłącznie
Kodeksu cywilnego.
2) Do prowadzonego postępowania nie przysługują wykonawcom środki ochrony prawnej
określone w przepisach ustawy Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2024 r. poz. 1320, z 2025 r.
poz. 620, 769, 794, 1165, 1173, 1235 z późn. zm.).